Las empresas durante su ejercicio económico desarrollan una
serie de actividades de carácter contable, que le informarán al final del
ejercicio económico, cuál ha sido el resultado de la gestión realizada durante
ese período. A este conjunto de actividades se le denomina Ciclo Contable.
Las actividades que cualquier empresa desarrolla y que conforman el Ciclo Contable son:
1. Recopilar.
Las empresas realizan diariamente actividades u operaciones mercantiles que quedan reflejados en documentos como facturas, cheques, pagarés, contratos, comprobantes de caja entre otros. En esta etapa del ciclo se realiza una recopilación o compendio de todas esas actividades, detallando las mismas a través de la información obtenida en los documentos mencionados.
2. Registrar transacciones en el Diario.
En esta etapa del ciclo contable, se anotan en forma cronológica las operaciones recopiladas en la etapa anterior, en el Libro Diario, diferenciando los débitos y los créditos en cada una de las operaciones realizadas.
3. Pasar las entradas del Diario a las cuentas del Mayor.
Esta acción se realiza considerando cada cuenta en el libro mayor según lo siguiente:
a. Se ubica en el libro mayor cual es la cuenta correspondiente a lo anotado en el libro diario.
b. En el libro mayor se registra en la columna de la cuenta que corresponda, el valor monetario de la operación transcrita en el diario. Si es un débito (diario), se registra en la columna Debe de la cuenta del mayor. Si es un crédito (diario), se registra en la columna Haber de la cuenta del mayor.
c. Se anota la fecha y el número de la página del diario, como referencia.
d. Se realiza un registro en el diario del número de la cuenta del mayor donde se pasó la información.
4. Determinar saldos de cada cuenta Mayor.
En esta etapa del ciclo se determinan los saldos de cada cuenta del libro Mayor al culminar el ejercicio contable, cumpliendo los siguientes pasos:
a. Se suman los cargos y abonos en valor monetario de cada una de las cuentas y se registra la suma en la columna correspondiente.
b. Si la suma de la columna de los cargos es mayor que la suma de la columna de los abonos, el saldo es deudor y se anota como “Dr”. Si la suma de la columna de los cargos es menor que la suma de la columna de los abonos, el saldo es acreedor y se anota como Cr.
c. Realizado el paso anterior, si el saldo es deudor (Dr) se anotan debajo de la suma de la columna del haber con la frase “por Balance” y si el saldo es acreedor (Cr) se anota debajo de la columna del debe con la frase “por balance”. Se procede así con cada cuenta.
d. Realizado el paso anterior con cada una de las cuentas, se suman nuevamente dichas columnas, resultando que los montos en del debe son iguales a los montos del haber. Esto se denomina como “balance cuenta”.
e. Finalmente se registran los saldos en cada columna. Los saldos deudores (Dr) en las columnas del debe y los saldos acreedores (Cr) en las columnas del haber.
5. Preparar Balance de Comprobación.
Este paso consiste en elaborar una lista (Balance de Comprobación) de todas las cuentas del mayor, con los saldos deudores en la columna del debe y los saldos acreedores en la columna del haber. El resultado de las sumas de las columnas “debe” y “haber” deben ser iguales. De lo contrario, se debe revisar para corregir algún error.
6. Asentar los ajustes y pasarlos a las cuentas del Mayor.
Este paso se realiza al finalizar el ejercicio económico y consiste en hacer una revisión de los activos y pasivos para hacer los ajustes de las cuentas que lo requieran, de manera tal que reflejen y estén acordes con la situación de la empresa. Primero se registran en el libro diario y luego se pasan al libro mayor.
7. Cerrar las cuentas del Mayor, estableciendo su balance final para el inicio del siguiente ciclo contable.
Este paso se realiza al final del ejercicio contable o económico, determinándose las utilidades o pérdidas durante el mismo. Para ello se cumplen los siguientes pasos:
a. Se carga a costo de ventas el monto de los saldos deudores de las cuentas que intervienen en el costo de ventas como por ejemplo el inventario inicial, fletes de compras entre otros y se abonan a esas cuentas sus montos correspondientes.
b. Se carga a las cuentas de costo de ventas que tienen saldo acreedor y se abonan el monto de las mismas.
c. Se cargan a ganancias y pérdidas el monto de los saldos deudores de las cuentas de egresos incluyendo el saldo de la cuenta costo de ventas, abonando a los montos de dichas cuentas.
d. Se carga a la cuenta de ingreso de saldo acreedor (ventas, intereses, beneficios) con abono a ganancias y pérdidas-
e. Se cierra el saldo de la cuenta ganancias y pérdidas contra la cuenta del propietario (si es empresa personal) o contra superávit (si es empresa de capital)
8. Preparar los Estados Financieros
Con toda la información recabada durante el ciclo contable, se procede a elaborar los informes financieros según las necesidades o exigencias de la empresa. En tal sentido, se preparan los informes contables (Balance General y Estado de ganancias y pérdidas), los informes estadísticos contables o los informes gráficos.
